Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Niniejsza Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, dalej jako „Umowa Powierzenia” albo „DPA”, stanowi załącznik do Regulaminu świadczenia usługi Multiflota oraz część Umowy zawartej pomiędzy Klientem a Usługodawcą.

1. Strony Umowy Powierzenia

1.1. Administrator

Administratorem danych osobowych powierzanych do przetwarzania jest Klient korzystający z usługi Multiflota, tj. podmiot, który zawarł z Usługodawcą umowę o świadczenie usługi, dalej jako „Administrator” albo „Klient”.

Dane Administratora są określone w koncie organizacji, zamówieniu, ofercie, formularzu rejestracyjnym, umowie głównej lub innym dokumencie potwierdzającym zawarcie Umowy.

1.2. Podmiot przetwarzający

Podmiotem przetwarzającym dane osobowe na zlecenie Administratora jest:

Aurea Enterprises sp. z o.o., z siedzibą przy ul. Plac Bankowy 2, 00-095 Warszawa, NIP: 9591956107, KRS: 0000510950, REGON: 260773108, dalej jako „Podmiot Przetwarzający”, „Procesor” albo „Usługodawca”.

1.3. Łączne określenie Stron

Administrator i Podmiot Przetwarzający są dalej łącznie zwani „Stronami”, a każdy z osobna „Stroną”.

2. Sposób zawarcia Umowy Powierzenia

Umowa Powierzenia może zostać zawarta w formie elektronicznej, w szczególności przez akceptację jej treści w Aplikacji, zaznaczenie odpowiedniego checkboxa, akceptację Regulaminu zawierającego odwołanie do niniejszej Umowy Powierzenia, podpis elektroniczny, podpis kwalifikowany, podpisanie dokumentu PDF albo podpisanie dokumentu papierowego.

Osoba dokonująca akceptacji Umowy Powierzenia w imieniu Klienta oświadcza, że jest uprawniona do reprezentowania Klienta albo do dokonania tej czynności w jego imieniu.

Usługodawca może utrwalać dowód akceptacji Umowy Powierzenia, w szczególności: identyfikator organizacji, identyfikator użytkownika, imię i nazwisko, adres e-mail, datę i godzinę akceptacji, adres IP, user-agent, wersję dokumentu, hash dokumentu oraz treść zaakceptowanej wersji.

3. Definicje

Na potrzeby Umowy Powierzenia poniższe pojęcia mają następujące znaczenie:

Aplikacja - system informatyczny Multiflota udostępniany przez Usługodawcę, w tym przez przeglądarkę internetową i Aplikację mobilną.

Aplikacja mobilna - aplikacja Multiflota na telefon, połączona z kontem Użytkownika przez sparowanie telefonu.

Multiflota - usługa SaaS świadczona przez Usługodawcę na rzecz Klienta, służąca do zarządzania flotą pojazdów i firmą.

Pojazd - pojazd wprowadzony przez Administratora do Multifloty.

Urządzenie - urządzenie telematyczne zamontowane w Pojeździe, które przesyła Odczyty do Multifloty.

Odczyty - dane przesyłane przez Urządzenia, w szczególności czas odczytu, położenie, prędkość, stan stacyjki, wskazania licznika, obroty silnika, poziom paliwa, temperatury, identyfikatory nośników kierowcy i inne sygnały Pojazdu, a także dane z nich wyliczone, takie jak zdarzenia paliwowe.

Dane Osobowe - dane osobowe w rozumieniu RODO, powierzone Podmiotowi Przetwarzającemu przez Administratora albo przetwarzane w imieniu Administratora w ramach korzystania z Multifloty.

Dane Klienta - Odczyty, dane o Pojazdach, Urządzeniach, kierowcach i innych osobach, dokumenty, pliki, skany, faktury, dane z kalendarzy, treść powiadomień, rozmowy z asystentem AI, dane z integracji oraz inne treści wprowadzone, przesłane, przechowywane lub wygenerowane w Multiflocie przez Administratora, jego Użytkowników albo jego Urządzenia.

RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.

Podprocesor - dalszy podmiot przetwarzający, z którego korzysta Podmiot Przetwarzający przy świadczeniu Multifloty.

Regulamin - regulamin świadczenia usługi Multiflota.

Umowa Główna - umowa, regulamin, zamówienie, oferta, cennik lub inny dokument określający zasady świadczenia Multifloty na rzecz Klienta.

Użytkownik - osoba korzystająca z Multifloty w imieniu lub na zaproszenie Administratora.

4. Przedmiot Umowy Powierzenia

Administrator powierza Podmiotowi Przetwarzającemu przetwarzanie Danych Osobowych w zakresie niezbędnym do świadczenia, utrzymania, zabezpieczenia, rozwijania i obsługi usługi Multiflota.

Podmiot Przetwarzający zobowiązuje się przetwarzać Dane Osobowe wyłącznie na zasadach określonych w niniejszej Umowie Powierzenia, Umowie Głównej, Regulaminie, dokumentacji Multifloty oraz zgodnie z udokumentowanymi poleceniami Administratora.

Umowa Powierzenia nie przenosi na Podmiot Przetwarzający roli administratora danych w zakresie Danych Klienta. Administratorem Danych Klienta pozostaje Klient.

5. Charakter i cel przetwarzania

Dane Osobowe są przetwarzane w celu świadczenia usługi Multiflota, w szczególności w celu:

• prowadzenia konta organizacji Klienta,
• obsługi kont Użytkowników,
• ewidencji Pojazdów i Urządzeń,
• odbioru, zapisu i prezentacji Odczytów, w tym położenia Pojazdów na mapie,
• wyliczania zdarzeń paliwowych i przygotowania raportów,
• obsługi faktur kosztowych,
• przechowywania plików i skanów oraz rozpoznawania w nich tekstu (OCR),
• obsługi kalendarzy i integracji z kalendarzami zewnętrznymi,
• wysyłki powiadomień e-mailem, SMS-em, przez WhatsApp i do skrzynki w Aplikacji,
• obsługi asystenta AI,
• obsługi połączeń z asystentami ChatGPT i Claude, jeżeli Administrator je włączy,
• obsługi Aplikacji mobilnej,
• zapewnienia bezpieczeństwa,
• prowadzenia dzienników technicznych, audytowych i dziennika wglądów w Odczyty,
• diagnozowania błędów,
• obsługi zgłoszeń technicznych,
• wykonania innych funkcji uruchomionych przez Administratora albo Użytkownika.

Przetwarzanie ma charakter zautomatyzowany i częściowo manualny, w zakresie niezbędnym do świadczenia Multifloty, utrzymania systemu, wsparcia technicznego i zapewnienia bezpieczeństwa.

6. Czas trwania przetwarzania

Powierzenie przetwarzania trwa przez okres obowiązywania Umowy Głównej.

Po zakończeniu Umowy Głównej Dane Osobowe są przetwarzane wyłącznie w zakresie i przez czas niezbędny do:

• umożliwienia Administratorowi pobrania danych,
• wykonania procedury zakończenia świadczenia usługi,
• usunięcia, zwrotu lub anonimizacji danych,
• wykonania obowiązków wynikających z prawa,
• dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, jeżeli dotyczy to danych, których Podmiot Przetwarzający jest odrębnym administratorem.

Szczegółowe okresy przechowywania mogą być określone w Umowie Głównej, Regulaminie, Polityce prywatności, dokumentacji Multifloty albo konfiguracji konta Klienta.

7. Rodzaje danych osobowych

W zależności od sposobu korzystania z Multifloty przez Administratora, powierzone Dane Osobowe mogą obejmować w szczególności:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe Użytkowników i innych osób: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, funkcję w organizacji,
• dane o Pojazdach: nazwę, numer rejestracyjny, numer VIN, markę, model i inne dane techniczne, terminy serwisowe,
• dane Urządzeń: numer urządzenia, identyfikator płyty, numer IMEI, numer seryjny karty SIM (ICCID), adresy IP i dziennik połączeń,
• Odczyty: czas, położenie i trasy, prędkość, kierunek jazdy, stan stacyjki, wskazania licznika, obroty silnika, poziom paliwa, temperatury, napięcie zasilania, identyfikatory nośników kierowcy i naczepy, stany pracy z tachografu, alarmy z deski rozdzielczej, zestawienia stylu jazdy (rozkład obrotów, prędkości, przyspieszeń i hamowań) oraz inne dane przesłane przez Urządzenia,
• zdarzenia paliwowe z ilością, czasem i miejscem zdarzenia oraz raporty paliwa,
• dane z faktur kosztowych, w tym dane sprzedawców prowadzących działalność gospodarczą,
• dane zawarte w plikach i skanach dokumentów oraz tekst rozpoznany w nich (OCR),
• dane z kalendarzy: wydarzenia, miejsca, organizatorów i uczestników,
• treść powiadomień, numery telefonów i adresy e-mail ich odbiorców oraz informacje o zgodach na powiadomienia przez WhatsApp,
• treść rozmów z asystentem AI,
• dziennik wglądów: kto, kiedy, dla których Pojazdów i za jaki okres przeglądał Odczyty,
• dane techniczne związane z korzystaniem z Multifloty: adresy IP, identyfikatory sesji, nazwy urządzeń, dzienniki aktywności i bezpieczeństwa,
• inne dane wprowadzone przez Administratora lub Użytkowników do Multifloty.

8. Szczególne kategorie danych i dane dotyczące naruszeń prawa

Multiflota nie jest przeznaczona do przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych. Mogą one jednak znaleźć się w plikach i skanach przechowywanych przez Administratora, na przykład w orzeczeniach lekarskich kierowców. W plikach mogą znaleźć się także dane dotyczące wykroczeń lub naruszeń prawa, na przykład mandaty.

Administrator odpowiada za istnienie właściwej podstawy prawnej przetwarzania takich danych oraz za spełnienie obowiązków informacyjnych wobec osób, których dane dotyczą.

Podmiot Przetwarzający przetwarza takie dane wyłącznie w zakresie wynikającym z Umowy Powierzenia, Umowy Głównej i poleceń Administratora.

9. Kategorie osób, których dane dotyczą

Powierzone Dane Osobowe mogą dotyczyć w szczególności: Użytkowników, pracowników i współpracowników Administratora, kierowców i innych osób korzystających z Pojazdów, odbiorców powiadomień, kontrahentów i sprzedawców wskazanych na fakturach, osób wskazanych w dokumentach, kalendarzach lub korespondencji, a także innych osób, których dane Administrator lub Użytkownicy wprowadzą do Multifloty.

10. Udokumentowane polecenia Administratora

Podmiot Przetwarzający przetwarza Dane Osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora.

Za udokumentowane polecenia Administratora uznaje się w szczególności:

• zawarcie Umowy Głównej,
• akceptację Regulaminu,
• akceptację Umowy Powierzenia,
• konfigurację konta organizacji,
• wprowadzenie Pojazdów i Urządzeń do Multifloty,
• działania Administratora lub Użytkowników w Aplikacji,
• wprowadzanie, przesyłanie, modyfikowanie, usuwanie lub pobieranie danych w Multiflocie,
• aktywowanie lub dezaktywowanie funkcji,
• aktywowanie lub dezaktywowanie integracji, w tym połączeń z asystentami ChatGPT i Claude,
• nadawanie i odbieranie uprawnień,
• zlecenie usunięcia danych Urządzenia,
• zgłoszenia supportowe,
• pisemne albo elektroniczne dyspozycje Administratora.

Jeżeli Podmiot Przetwarzający uzna, że polecenie Administratora narusza RODO lub inne przepisy o ochronie danych, poinformuje o tym Administratora, o ile przepisy prawa nie zabraniają takiego poinformowania.

11. Obowiązki Podmiotu Przetwarzającego

Podmiot Przetwarzający zobowiązuje się:

• przetwarzać Dane Osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora,
• zapewnić, aby osoby upoważnione do przetwarzania danych zobowiązały się do zachowania poufności albo podlegały ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy,
• stosować odpowiednie środki techniczne i organizacyjne ochrony danych,
• pomagać Administratorowi w realizacji obowiązków wynikających z RODO w zakresie określonym Umową Powierzenia,
• korzystać z Podprocesorów wyłącznie zgodnie z zasadami określonymi w Umowie Powierzenia,
• udostępniać Administratorowi informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków wynikających z art. 28 RODO,
• umożliwiać audyty na zasadach określonych w Umowie Powierzenia,
• po zakończeniu świadczenia usług usunąć albo zwrócić Dane Osobowe zgodnie z decyzją Administratora, z zastrzeżeniem obowiązków prawnych,
• nie wykorzystywać Danych Klienta do własnych celów niezwiązanych ze świadczeniem Multifloty,
• nie sprzedawać Danych Klienta,
• nie wykorzystywać Danych Klienta do trenowania modeli AI na potrzeby ogólne lub innych klientów bez odrębnej, wyraźnej podstawy prawnej albo zgody Administratora.

12. Obowiązki Administratora

Administrator zobowiązuje się:

• przetwarzać Dane Osobowe zgodnie z prawem,
• posiadać właściwą podstawę prawną przetwarzania Danych Osobowych w Multiflocie, w tym Odczytów dotyczących Pojazdów używanych przez określone osoby,
• spełniać obowiązki informacyjne wobec osób, których dane dotyczą, w szczególności wobec kierowców i innych osób korzystających z Pojazdów,
• zapewnić zgodność korzystania z Multifloty z przepisami o monitoringu pracowników,
• zapewnić, że osoby wprowadzające dane do Multifloty są do tego uprawnione,
• zarządzać uprawnieniami Użytkowników, w tym dostępem do Pojazdów,
• nie wprowadzać do Multifloty danych, których przetwarzanie w Multiflocie naruszałoby przepisy prawa lub prawa osób trzecich,
• korzystać z Funkcji AI i połączeń z asystentami ChatGPT i Claude w sposób zgodny z prawem,
• nie wydawać Podmiotowi Przetwarzającemu poleceń sprzecznych z prawem,
• współpracować z Podmiotem Przetwarzającym w zakresie niezbędnym do realizacji Umowy Powierzenia.

13. Poufność

Podmiot Przetwarzający zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania Danych Osobowych są zobowiązane do zachowania poufności albo podlegają odpowiedniemu ustawowemu obowiązkowi zachowania tajemnicy.

Zobowiązanie do poufności obejmuje w szczególności Dane Klienta, Odczyty, w tym dane o położeniu Pojazdów, dokumenty, dane techniczne i informacje dotyczące Organizacji Administratora.

Obowiązek poufności obowiązuje także po zakończeniu współpracy z daną osobą oraz po zakończeniu Umowy Powierzenia.

14. Środki techniczne i organizacyjne

Podmiot Przetwarzający stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.

Środki te obejmują w szczególności: szyfrowanie transmisji, szyfrowanie plików i przechowywanych danych dostępowych, kontrolę dostępu, uprawnienia do funkcji i Pojazdów, separację danych Klientów, uwierzytelnianie Użytkowników, dzienniki zdarzeń i dziennik wglądów, monitoring techniczny, ograniczenie dostępu administracyjnego, zarządzanie incydentami, aktualizacje bezpieczeństwa oraz procedury usuwania danych.

Szczegółowy opis środków technicznych i organizacyjnych stanowi Załącznik nr 2 do Umowy Powierzenia.

Administrator przyjmuje do wiadomości, że skuteczność niektórych zabezpieczeń zależy także od działań Administratora i Użytkowników, w szczególności od ochrony haseł i telefonów ze sparowaną Aplikacją mobilną, konfiguracji uprawnień, korzystania z aktualnych urządzeń i przeglądarek oraz przestrzegania zasad bezpieczeństwa.

15. Szyfrowanie i dostęp do Danych Klienta

Pliki i skany Klienta są szyfrowane przed zapisem, z osobnym kluczem dla każdej wersji pliku. Przechowywane dane dostępowe, w szczególności do kalendarzy zewnętrznych i Urządzeń, są szyfrowane, a każde ich odszyfrowanie jest rejestrowane. Pozostałe Dane Klienta, w tym Odczyty, są chronione kontrolą dostępu i separacją danych Organizacji.

Podmiot Przetwarzający nie żąda od Użytkowników przekazania hasła, klucza lub innych danych uwierzytelniających.

Personel Podmiotu Przetwarzającego pełniący funkcję administratora platformy ma dostęp do Danych Klienta w zakresie niezbędnym do utrzymania, sprawdzania i serwisowania Multifloty. Wgląd administratora platformy w dane Pojazdów i paliwa Organizacji jest zapisywany w dzienniku: kto, kiedy i czyje dane przeglądał.

W zakresie niezbędnym do działania wybranych funkcji, takich jak rozpoznawanie tekstu, asystent AI, wysyłka powiadomień, integracje lub support techniczny, dane mogą być przetwarzane w postaci umożliwiającej wykonanie danej funkcji, wyłącznie na polecenie Administratora lub Użytkownika i zgodnie z Umową Powierzenia.

16. Podprocesorzy

Administrator wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Podmiot Przetwarzający z Podprocesorów w zakresie niezbędnym do świadczenia Multifloty.

Podmiot Przetwarzający korzysta wyłącznie z takich Podprocesorów, którzy zapewniają odpowiedni poziom ochrony danych oraz zobowiązują się do przetwarzania danych na warunkach nie mniej chroniących niż wynikające z niniejszej Umowy Powierzenia.

Aktualny wykaz Podprocesorów stanowi Załącznik nr 3 do Umowy Powierzenia.

Wykaz Podprocesorów obejmuje co najmniej: nazwę Podprocesora, kategorię usługi, lokalizację przetwarzania, informację o transferze poza EOG, jeżeli występuje, oraz opis rodzaju przetwarzania.

Podmiot Przetwarzający poinformuje Administratora o planowanej zmianie dotyczącej dodania lub zastąpienia Podprocesora poprzez publikację aktualizacji wykazu, wiadomość e-mail, komunikat w Aplikacji albo inny uzgodniony kanał.

Administrator może zgłosić uzasadniony sprzeciw wobec nowego Podprocesora w terminie 14 dni od otrzymania informacji o zmianie, jeżeli wykaże, że korzystanie z danego Podprocesora może powodować istotne ryzyko dla ochrony Danych Osobowych.

W przypadku uzasadnionego sprzeciwu Strony podejmą rozmowy w celu znalezienia rozwiązania, w szczególności wyłączenia danej funkcji, zastosowania alternatywnego dostawcy, ograniczenia zakresu przetwarzania albo rozwiązania Umowy Głównej w zakresie przewidzianym jej postanowieniami.

Podmiot Przetwarzający odpowiada wobec Administratora za działania i zaniechania Podprocesorów jak za własne działania i zaniechania, w zakresie wymaganym przez RODO.

17. Transfer danych poza EOG

Podmiot Przetwarzający dąży do tego, aby Dane Osobowe były przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Jeżeli w związku z korzystaniem z określonych Podprocesorów lub funkcji dochodzi do przekazywania Danych Osobowych poza EOG, Podmiot Przetwarzający zapewni stosowanie mechanizmów przewidzianych przez RODO, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzul umownych albo innych wymaganych zabezpieczeń.

Informacje o transferach poza EOG wskazane są w wykazie Podprocesorów.

Administrator przyjmuje do wiadomości, że korzystanie z niektórych funkcji, w szczególności asystenta AI, powiadomień przez WhatsApp, map lub czatu wsparcia, może wymagać przetwarzania danych przez dostawców wskazanych w wykazie Podprocesorów.

18. Pomoc przy realizacji praw osób, których dane dotyczą

Podmiot Przetwarzający, w miarę możliwości technicznych i organizacyjnych, pomaga Administratorowi w realizacji obowiązków dotyczących praw osób, których Dane Osobowe dotyczą.

Pomoc może obejmować w szczególności: wyszukanie danych w Multiflocie, przekazanie danych, usunięcie danych, w tym danych wybranego Urządzenia, ograniczenie przetwarzania, sprostowanie danych, przekazanie informacji z dziennika wglądów o tym, kto i kiedy przeglądał Odczyty Pojazdu, oraz wsparcie techniczne przy obsłudze żądania osoby, której dane dotyczą.

Jeżeli osoba, której dane dotyczą, zwróci się bezpośrednio do Podmiotu Przetwarzającego z żądaniem dotyczącym Danych Klienta, Podmiot Przetwarzający, o ile będzie w stanie zidentyfikować właściwego Administratora, przekaże żądanie Administratorowi albo poinformuje osobę, że powinna skontaktować się z właściwym Administratorem.

Podmiot Przetwarzający nie rozpatruje samodzielnie żądań dotyczących Danych Klienta, chyba że działa na polecenie Administratora albo jest do tego zobowiązany przepisami prawa.

19. Pomoc przy obowiązkach bezpieczeństwa, DPIA i konsultacjach

Podmiot Przetwarzający, z uwzględnieniem charakteru przetwarzania oraz dostępnych mu informacji, pomaga Administratorowi w realizacji obowiązków wynikających z art. 32-36 RODO, w szczególności w zakresie: bezpieczeństwa przetwarzania, oceny naruszenia ochrony danych, zgłoszenia naruszenia organowi nadzorczemu, zawiadomienia osoby, której dane dotyczą, oceny skutków dla ochrony danych oraz uprzednich konsultacji z organem nadzorczym.

Pomoc ta jest udzielana w zakresie dotyczącym Multifloty oraz informacji dostępnych Podmiotowi Przetwarzającemu.

Jeżeli pomoc wykracza poza standardowe wsparcie techniczne przewidziane Umową Główną, Strony mogą uzgodnić odrębne warunki organizacyjne lub finansowe takiej pomocy, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej.

20. Naruszenia ochrony danych osobowych

Podmiot Przetwarzający poinformuje Administratora bez zbędnej zwłoki po stwierdzeniu naruszenia ochrony Danych Osobowych przetwarzanych w imieniu Administratora.

Zgłoszenie naruszenia powinno zawierać, w miarę dostępności informacji: opis charakteru naruszenia, kategorie i przybliżoną liczbę osób, których dane dotyczą, kategorie i przybliżoną liczbę wpisów danych, których dotyczy naruszenie, możliwe konsekwencje naruszenia, środki zastosowane lub proponowane w celu zaradzenia naruszeniu oraz dane kontaktowe osoby lub zespołu odpowiedzialnego za komunikację w sprawie naruszenia.

Jeżeli pełne informacje nie są dostępne od razu, Podmiot Przetwarzający może przekazywać je sukcesywnie.

Podmiot Przetwarzający podejmuje działania mające na celu ograniczenie skutków naruszenia, zabezpieczenie danych i zapobieżenie podobnym naruszeniom w przyszłości.

Zgłoszenie naruszenia przez Podmiot Przetwarzający nie oznacza przyznania odpowiedzialności za naruszenie.

Administrator odpowiada za ocenę, czy naruszenie wymaga zgłoszenia organowi nadzorczemu albo zawiadomienia osób, których dane dotyczą, chyba że przepisy prawa stanowią inaczej.

21. Audyt i informacje o zgodności

Podmiot Przetwarzający udostępnia Administratorowi informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków wynikających z art. 28 RODO.

W pierwszej kolejności audyt realizowany jest poprzez: udostępnienie dokumentacji bezpieczeństwa, udostępnienie opisu środków technicznych i organizacyjnych, udzielenie odpowiedzi na ankietę bezpieczeństwa, przedstawienie informacji o Podprocesorach, przedstawienie informacji o procedurach i zabezpieczeniach oraz udostępnienie raportów, certyfikatów lub atestów, jeżeli takie istnieją i mogą zostać przekazane.

Administrator może przeprowadzić audyt lub inspekcję dotyczącą przetwarzania Danych Osobowych przez Podmiot Przetwarzający, pod warunkiem że: audyt jest uzasadniony zakresem powierzenia, nie narusza bezpieczeństwa danych innych klientów, nie prowadzi do ujawnienia tajemnic przedsiębiorstwa lub informacji poufnych Podmiotu Przetwarzającego, nie zakłóca nadmiernie działania Multifloty, jest zapowiedziany z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem, jest przeprowadzany w godzinach pracy Podmiotu Przetwarzającego, audytor jest zobowiązany do poufności, a zakres audytu został wcześniej uzgodniony przez Strony.

Audyt w siedzibie lub infrastrukturze Podmiotu Przetwarzającego może być ograniczony ze względów bezpieczeństwa, organizacyjnych lub technicznych. W takim przypadku Strony powinny zastosować alternatywną metodę weryfikacji, np. audyt zdalny, dokumentacyjny lub spotkanie techniczne.

Jeżeli audyt wykracza poza standardowy zakres informacji udostępnianych klientom albo wymaga znacznego zaangażowania personelu Podmiotu Przetwarzającego, Strony mogą uzgodnić odpłatność za taki audyt, chyba że audyt jest konieczny z powodu naruszenia ochrony danych zawinionego przez Podmiot Przetwarzający.

22. Usunięcie lub zwrot danych po zakończeniu Umowy

Po zakończeniu świadczenia Multifloty Podmiot Przetwarzający, zgodnie z decyzją Administratora, usuwa albo zwraca Dane Osobowe przetwarzane w imieniu Administratora, chyba że prawo Unii Europejskiej lub prawo państwa członkowskiego wymaga dalszego przechowywania danych.

Administrator powinien pobrać Dane Klienta, które chce zachować, przed zakończeniem Umowy Głównej albo w okresie wskazanym w Umowie Głównej, Regulaminie lub dokumentacji Multifloty.

Po upływie okresu przewidzianego na pobranie danych Podmiot Przetwarzający usuwa Dane Klienta z systemów, z zastrzeżeniem danych, których przechowywania wymaga prawo albo które są niezbędne do obrony przed roszczeniami.

23. Logi i dane techniczne

Podmiot Przetwarzający może przetwarzać logi techniczne, logi bezpieczeństwa, metadane, identyfikatory sesji, adresy IP i informacje o aktywności Użytkowników w zakresie niezbędnym do: zapewnienia bezpieczeństwa Multifloty, wykrywania nadużyć, prowadzenia audytu działań, diagnozowania błędów, obsługi incydentów, zapewnienia integralności systemu oraz dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

W zależności od celu i zakresu przetwarzania Podmiot Przetwarzający może przetwarzać część takich danych jako podmiot przetwarzający albo jako odrębny administrator, jeżeli przetwarzanie służy jego własnym uzasadnionym celom, takim jak bezpieczeństwo infrastruktury, rozliczalność lub ochrona przed nadużyciami.

24. Funkcje AI i połączenia z asystentami

Asystent AI przetwarza pytania Użytkownika, wcześniejsze wiadomości rozmowy oraz fragmenty dokumentów i wydarzeń kalendarza, zawsze w zakresie dostępnym dla Użytkownika, który zadaje pytanie. Asystent AI nie ma dostępu do Odczytów, danych o Pojazdach ani danych o paliwie. Rozpoznawanie tekstu (OCR) przetwarza strony skanów i obrazy bez warstwy tekstowej. Funkcje te mogą wymagać przekazania danych Podprocesorom wskazanym w wykazie Podprocesorów.

Podmiot Przetwarzający nie wykorzystuje Danych Klienta do trenowania modeli AI na potrzeby ogólne lub na rzecz innych klientów bez odrębnej, wyraźnej podstawy prawnej albo zgody Administratora.

Połączenie z asystentem ChatGPT albo Claude działa wyłącznie wtedy, gdy Administrator włączy je w ustawieniach Organizacji, przyjmując oświadczenie o odbiorcy danych o położeniu Pojazdów, i nada uprawnienie do łączenia asystentów konkretnemu Użytkownikowi. Asystent otrzymuje wtedy, na prośbę Użytkownika i w zakresie jego uprawnień, ostatni znany stan Pojazdów: nazwę i numer rejestracyjny, ostatnie położenie i kraj, paliwo, temperatury, stan licznika i napięcie zasilania, z czasem odczytu. Dane te trafiają do OpenAI albo Anthropic jako odbiorców wskazanych przez Administratora i Użytkownika i są przetwarzane na zasadach tych usług. Każde pobranie jest zapisywane w dzienniku wglądów. Wyłączenie połączenia przez Administratora natychmiast kończy wszystkie połączenia danej usługi w Organizacji.

Administrator odpowiada za ocenę, czy wykorzystanie Funkcji AI i połączeń z asystentami jest zgodne z obowiązkami Administratora, w szczególności z obowiązkami informacyjnymi wobec kierowców i pracowników.

25. Dane o położeniu i monitoring osób korzystających z Pojazdów

Podmiot Przetwarzający przyjmuje do wiadomości, że Odczyty pozwalają ustalić położenie, trasy i sposób jazdy osób korzystających z Pojazdów, a przez to mogą służyć do monitorowania pracowników.

Multiflota zapisuje Odczyty w całości. To, kto w Organizacji je widzi, wynika z uprawnień nadanych przez Administratora, w tym z dostępu do konkretnych Pojazdów. Multiflota zapisuje w dzienniku wglądów, kto, kiedy, dla których Pojazdów i za jaki okres przeglądał Odczyty, oraz zapisuje wygenerowanie i przeglądanie raportów paliwa.

Administrator odpowiada za cel i podstawę prawną przetwarzania Odczytów, za poinformowanie kierowców i innych osób korzystających z Pojazdów oraz za zgodność monitorowania z przepisami prawa, w tym z przepisami o monitoringu pracowników.

26. Zmiany Umowy Powierzenia

Podmiot Przetwarzający może zmienić Umowę Powierzenia z ważnych przyczyn, w szczególności w przypadku: zmiany przepisów prawa, zmiany funkcji Multifloty, zmiany zabezpieczeń, zmiany architektury systemu, zmiany Podprocesorów, zmiany modelu świadczenia usługi albo konieczności doprecyzowania obowiązków Stron.

O istotnych zmianach Umowy Powierzenia Podmiot Przetwarzający poinformuje Administratora z odpowiednim wyprzedzeniem, w szczególności przez e-mail, komunikat w Aplikacji albo publikację nowej wersji dokumentu.

Jeżeli Administrator nie akceptuje zmian, może wypowiedzieć Umowę Główną na zasadach w niej określonych.

27. Pierwszeństwo dokumentów

W przypadku sprzeczności między Umową Powierzenia a Umową Główną w zakresie ochrony danych osobowych, pierwszeństwo ma Umowa Powierzenia, chyba że Umowa Główna przewiduje wyższy poziom ochrony danych albo Strony wyraźnie postanowiły inaczej.

W przypadku sprzeczności między Umową Powierzenia a bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa, pierwszeństwo mają przepisy prawa.

28. Odpowiedzialność

Odpowiedzialność Stron z tytułu naruszenia Umowy Powierzenia, RODO lub innych przepisów o ochronie danych określają Umowa Główna, RODO i obowiązujące przepisy prawa.

Żadne postanowienie Umowy Powierzenia nie wyłącza ani nie ogranicza odpowiedzialności w zakresie, w jakim byłoby to niedopuszczalne na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

29. Postanowienia końcowe

Umowa Powierzenia obowiązuje przez czas trwania Umowy Głównej, a po jej zakończeniu w zakresie niezbędnym do wykonania obowiązków dotyczących usunięcia, zwrotu, zabezpieczenia lub rozliczalności danych.

W sprawach nieuregulowanych Umową Powierzenia zastosowanie mają RODO, inne właściwe przepisy prawa, Umowa Główna, Regulamin oraz dokumentacja Multifloty.

Załącznik nr 1 - Zakres powierzenia

Przedmiot przetwarzania: przetwarzanie danych osobowych w ramach świadczenia usługi Multiflota, systemu SaaS do zarządzania flotą pojazdów i firmą.

Czas trwania: przez okres obowiązywania Umowy Głównej oraz przez okres niezbędny do wykonania procedury zakończenia usługi, pobrania i usunięcia danych, zabezpieczenia roszczeń albo wykonania obowiązków prawnych.

Charakter przetwarzania: przetwarzanie zautomatyzowane i częściowo manualne, obejmujące w szczególności zbieranie (w tym odbiór Odczytów z Urządzeń), utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie, modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, wyliczanie danych pochodnych, ujawnianie przez przesłanie w ramach funkcji systemu, dopasowywanie, łączenie, ograniczanie, usuwanie, niszczenie, szyfrowanie oraz odszyfrowywanie w zakresie niezbędnym do wykonania funkcji.

Cel przetwarzania: świadczenie, utrzymanie, zabezpieczenie i rozwój usługi Multiflota oraz realizacja funkcji uruchomionych przez Administratora lub Użytkowników.

Kategorie osób, których dane dotyczą: Użytkownicy, pracownicy i współpracownicy Administratora, kierowcy i inne osoby korzystające z Pojazdów, odbiorcy powiadomień, kontrahenci i sprzedawcy wskazani na fakturach oraz osoby wskazane w dokumentach, kalendarzach lub korespondencji.

Kategorie danych: dane identyfikacyjne i kontaktowe, dane o Pojazdach i Urządzeniach, Odczyty (w tym położenie i trasy, prędkość, paliwo, temperatury, identyfikatory nośników kierowcy, stany pracy z tachografu i zestawienia stylu jazdy), zdarzenia i raporty paliwa, dane z faktur kosztowych, dane zawarte w plikach, skanach i tekście rozpoznanym OCR, dane z kalendarzy, treść powiadomień, rozmowy z asystentem AI, dziennik wglądów, dane techniczne, adresy IP, identyfikatory sesji, dzienniki aktywności oraz inne dane wprowadzone przez Administratora lub Użytkowników.

Szczególne kategorie danych: Multiflota nie jest przeznaczona do ich przetwarzania; mogą się one znaleźć w plikach i skanach wprowadzonych przez Administratora, na przykład w orzeczeniach lekarskich kierowców, podobnie jak dane dotyczące wykroczeń, na przykład mandaty.

Załącznik nr 2 - Środki techniczne i organizacyjne

Podmiot Przetwarzający stosuje w szczególności następujące środki techniczne i organizacyjne.

Kontrola dostępu: indywidualne konta Użytkowników, uprawnienia do funkcji i do konkretnych Pojazdów nadawane przez Administratora, zasada minimalnych uprawnień, możliwość odbierania dostępów, dziennik wglądów w Odczyty i raporty paliwa, rejestrowanie działań administracyjnych.

Uwierzytelnianie: logowanie indywidualnymi danymi dostępowymi, hasła przechowywane wyłącznie w postaci skrótów, kody jednorazowe, dodatkowa weryfikacja po nieudanych próbach logowania, możliwość włączenia uwierzytelniania dwuskładnikowego, sesje z ograniczonym czasem ważności, osobne sesje dla sparowanych telefonów, odblokowanie Aplikacji mobilnej mechanizmem telefonu.

Szyfrowanie: szyfrowanie transmisji, szyfrowanie plików i skanów przed zapisem z osobnym kluczem dla każdej wersji pliku, szyfrowanie przechowywanych danych dostępowych z rejestrowaniem każdego odszyfrowania, szyfrowana baza i pliki w Aplikacji mobilnej.

Separacja danych: logiczna separacja danych Klientów, ograniczenie każdego zapytania o dane do Organizacji, której dotyczy, sprawdzane testami automatycznymi, oddzielenie kont organizacji.

Monitoring i logowanie: logi techniczne, logi bezpieczeństwa, monitoring błędów i dostępności, wykrywanie anomalii i nadużyć, usuwanie adresów e-mail i tokenów z dzienników serwera, analiza incydentów.

Dostęp personelu: dostęp do danych Organizacji wyłącznie dla personelu pełniącego funkcję administratora platformy, rejestrowanie wglądu tego personelu w dane Pojazdów i paliwa, dostęp serwisowy do Urządzeń wyłącznie przez szyfrowany tunel na podstawie imiennych i odwoływalnych uprawnień.

Bezpieczeństwo organizacyjne: nadawanie dostępów personelowi zgodnie z potrzebą, zobowiązanie personelu do poufności, procedury reagowania na incydenty, procedury obsługi zgłoszeń, zasady aktualizacji i utrzymania systemu, ograniczenie dostępu do środowisk produkcyjnych.

Bezpieczeństwo rozwoju oprogramowania: kontrola zmian, środowiska testowe i produkcyjne, testy automatyczne, w tym testy oddzielenia danych firm i odmowy dostępu, aktualizacje bezpieczeństwa, usuwanie wykrytych podatności według priorytetu ryzyka.

Minimalizacja i retencja: przekazywanie danych dostawcom wyłącznie w zakresie potrzebnym do działania danej funkcji, ograniczony czas przechowywania wybranych danych technicznych, możliwość usunięcia danych wybranego Urządzenia, procedury usuwania danych po zakończeniu Umowy.

Incydenty: procedura identyfikacji i klasyfikacji incydentów, działania ograniczające skutki incydentu, komunikacja z Administratorem, analiza przyczyn, działania naprawcze.

Załącznik nr 3 - Wykaz Podprocesorów

Wykaz może być aktualizowany zgodnie z sekcją „Podprocesorzy” Umowy Powierzenia.