Ta klauzula dotyczy danych osobowych, które Aurea Enterprises sp. z o.o. przetwarza jako administrator, w szczególności w związku z kontem w Multiflocie, kontaktem, zawarciem i wykonaniem umowy, obsługą klienta, rozliczeniami, bezpieczeństwem oraz korzystaniem ze strony multiflota.pl, z systemu Multiflota i z aplikacji mobilnej Multiflota. Pełny opis zawiera Polityka prywatności.
Jeżeli Twoje dane znajdują się w danych wprowadzonych do Multifloty przez firmę albo przesłanych przez urządzenia w jej pojazdach, np. położenie i trasy pojazdu, którym jeździsz, administratorem tych danych jest ta firma, a Aurea Enterprises sp. z o.o. przetwarza je na jej zlecenie jako podmiot przetwarzający.
1. Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest:
Aurea Enterprises sp. z o.o., ul. Plac Bankowy 2, 00-095 Warszawa, NIP: 9591956107, KRS: 0000510950, REGON: 260773108.
Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych: privacy@multiflota.pl.
Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych - kontakt w sprawach ochrony danych odbywa się przez adres wskazany powyżej.
2. Cele i podstawy prawne przetwarzania
Utworzenie i obsługa konta
Utworzenie konta, uwierzytelnienie, zarządzanie sesjami w przeglądarce i w aplikacji mobilnej, uprawnieniami i dostępem do firmy.
Podstawa prawna: wykonanie umowy albo działania przed jej zawarciem, art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Świadczenie usługi Multiflota
Utrzymanie systemu, obsługa funkcji, integracji, powiadomień, ustawień użytkownika i komunikacji systemowej.
Podstawa prawna: wykonanie umowy, art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Kontakt i obsługa zapytań
Odpowiedzi na wiadomości, obsługa formularzy i czatu wsparcia, prowadzenie korespondencji, przygotowanie oferty.
Podstawa prawna: nasz uzasadniony interes polegający na obsłudze kontaktu, art. 6 ust. 1 lit. f RODO, albo działania przed zawarciem umowy, art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Wsparcie techniczne
Obsługa zgłoszeń, diagnoza problemów i komunikacja z użytkownikiem.
Podstawa prawna: wykonanie umowy, art. 6 ust. 1 lit. b RODO, albo nasz uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Rozliczenia i obowiązki księgowe
Wystawianie faktur, prowadzenie księgowości, obsługa płatności i realizacja obowiązków podatkowych.
Podstawa prawna: obowiązek prawny ciążący na administratorze, art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Bezpieczeństwo
Ochrona kont przed nieuprawnionym dostępem, wykrywanie nadużyć i robotów, prowadzenie dzienników zdarzeń i obsługa incydentów.
Podstawa prawna: nasz uzasadniony interes polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Diagnostyka i rozwój usługi
Analiza błędów, w tym raportów awarii aplikacji mobilnej, oraz poprawa stabilności, wydajności, użyteczności i bezpieczeństwa Multifloty.
Podstawa prawna: nasz uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Marketing własny
Informowanie o naszych usługach, nowościach i ofertach, o ile pozwalają na to przepisy.
Podstawa prawna: nasz uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a gdy przepisy wymagają zgody - zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
Dochodzenie i obrona roszczeń
Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami.
Podstawa prawna: nasz uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
3. Kategorie przetwarzanych danych
- imię, drugie imię i nazwisko,
- adres e-mail i numer telefonu,
- firmy, do których należysz, i uprawnienia nadane Ci w tych firmach,
- dane logowania: skrót hasła, sesje, próby logowania, kody jednorazowe w postaci skrótu,
- ustawienia konta i zgody, np. zgoda na powiadomienia przez WhatsApp,
- dane rozliczeniowe,
- dane z formularzy kontaktowych, treść korespondencji i rozmów na czacie wsparcia,
- adres IP oraz informacje o przeglądarce i urządzeniu,
- nazwa urządzenia i identyfikator instalacji aplikacji mobilnej,
- raporty awarii aplikacji mobilnej, bez danych konta,
- dzienniki zdarzeń bezpieczeństwa.
4. Dane przetwarzane na zlecenie firmy
Firma korzystająca z Multifloty jest administratorem danych, które wprowadza do systemu albo które przesyłają urządzenia zamontowane w jej pojazdach: danych o pojazdach, odczytów z urządzeń (m.in. położenia, prędkości, paliwa, identyfikatorów nośników kierowcy i stylu jazdy), zdarzeń i raportów paliwa, faktur, plików, skanów, kalendarzy, treści powiadomień i rozmów z asystentem AI.
W tym zakresie przetwarzamy dane jako podmiot przetwarzający, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych.
Jeżeli chcesz skorzystać z praw dotyczących takich danych, np. położenia pojazdu, którym jeździsz, zwróć się przede wszystkim do tej firmy. Pomożemy jej odpowiedzieć na Twoje żądanie.
5. Odbiorcy danych
Dane przekazujemy dostawcom, którzy przetwarzają je na nasze zlecenie w zakresie potrzebnym do działania danej funkcji:
- Hetzner Online GmbH (Niemcy) - serwery, bazy danych i przechowywanie plików,
- AfterMarket.pl (Polska) - wysyłka wiadomości e-mail,
- Twilio (Irlandia, spółka dominująca w USA) - wysyłka SMS-ów,
- Meta Platforms (USA) - powiadomienia przez WhatsApp,
- OpenAI (USA) - asystent AI,
- Mistral AI (Francja) - rozpoznawanie tekstu w skanach,
- MapTiler AG (Szwajcaria) - mapy,
- Zendesk (USA) - czat wsparcia i zgłoszenia,
- Intuition Machines, hCaptcha (USA) - ochrona formularzy i logowania przed robotami,
- Functional Software, Sentry (dane w Niemczech, spółka w USA) - raporty awarii aplikacji mobilnej.
Szczegółowy zakres danych przekazywanych każdemu dostawcy opisuje Polityka prywatności.
Dane mogą trafić także do biura rachunkowego, kancelarii prawnych obsługujących administratora oraz do organów publicznych, sądów i innych uprawnionych podmiotów, jeżeli wymagają tego przepisy prawa.
Z dostawcami przetwarzającymi dane na nasze zlecenie zawieramy umowy powierzenia przetwarzania danych.
6. Przekazywanie danych poza EOG
Poza Europejski Obszar Gospodarczy dane trafiają w związku z asystentem AI, czatem wsparcia, ochroną przed robotami, powiadomieniami przez WhatsApp i mapami. Odbywa się to wyłącznie z zastosowaniem mechanizmów przewidzianych w RODO: decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (w tym dla Szwajcarii i dla spółek z USA uczestniczących w programie EU-U.S. Data Privacy Framework) albo standardowych klauzul umownych.
7. Okres przechowywania danych
- dane konta: przez czas korzystania z usługi, a następnie przez okres potrzebny do rozliczeń, obsługi roszczeń lub wykonania obowiązków prawnych,
- dane rozliczeniowe: przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi,
- dane kontaktowe i zgłoszenia: przez czas obsługi sprawy, a następnie przez okres potrzebny do wykazania jej przebiegu lub obrony przed roszczeniami,
- dzienniki logowań, sesji i zdarzeń bezpieczeństwa: przez czas trwania umowy z firmą,
- raporty awarii aplikacji mobilnej: do 90 dni,
- dane marketingowe: do czasu wniesienia sprzeciwu, wycofania zgody albo utraty przydatności danych,
- dane przetwarzane na zlecenie firmy: zgodnie z umową i poleceniami firmy.
8. Twoje prawa
W zakresie, w jakim jesteśmy administratorem Twoich danych, przysługuje Ci prawo do:
- dostępu do danych,
- otrzymania kopii danych,
- sprostowania danych,
- usunięcia danych,
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym uzasadnionym interesie,
- cofnięcia zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.
Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
Aby skorzystać z praw, skontaktuj się z nami pod adresem: privacy@multiflota.pl.
Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania. W przypadkach skomplikowanych termin może zostać przedłużony zgodnie z RODO.
9. Prawo wniesienia skargi
Masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych, jeżeli uważasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy RODO.
W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
10. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, ale może być konieczne do utworzenia konta, zawarcia umowy, korzystania z Multifloty, otrzymania odpowiedzi na zapytanie, uzyskania wsparcia technicznego lub realizacji obowiązków rozliczeniowych.
Brak podania wymaganych danych może uniemożliwić korzystanie z usługi lub obsługę sprawy.
11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Nie podejmujemy wobec nikogo decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na tę osobę.
Zdarzenia wyliczane automatycznie z odczytów, np. tankowania i ubytki paliwa, oraz odpowiedzi asystenta AI są informacjami pomocniczymi. Decyzje podejmują ludzie w firmie korzystającej z Multifloty.
12. Kontakt
W sprawach dotyczących danych osobowych skontaktuj się z nami:
Aurea Enterprises sp. z o.o., ul. Plac Bankowy 2, 00-095 Warszawa. E-mail: privacy@multiflota.pl.