Zdalny odczyt tachografu - pobranie pliku to dopiero początek

W ostatnich latach zmieniło się to, czego przewoźnik może oczekiwać od zdalnego odczytu tachografu. Sama możliwość pobrania danych bez sprowadzania samochodu do bazy rozwiązuje tylko część problemu. Potrzebujesz jeszcze wiedzieć, czy odczyt zakończył się poprawnie, czy dane są kompletne i czy ich analiza wskazuje coś, czym należy się zająć.

Komunikat „plik pobrany” nie odpowiada na te pytania.

Plik może być niekompletny. Może nie obejmować potrzebnego okresu. Może też zostać pobrany prawidłowo, a mimo to zawierać zapisy zdarzeń lub aktywności wymagających wyjaśnienia.

Zdalnie nie zawsze znaczy automatycznie

Jeżeli pracownik musi zalogować się do systemu, wybrać pojazd i nacisnąć „pobierz”, odczyt jest zdalny. Nadal jednak ktoś musi o nim pamiętać.

Automatyzacja zaczyna się wtedy, gdy system sam pilnuje harmonogramu, uruchamia pobieranie i sprawdza jego wynik. Jeśli odczyt się nie powiedzie, ponawia próbę, a gdy problem wymaga interwencji, przekazuje informację odpowiedniej osobie.

Właściciel firmy nie powinien codziennie przeglądać listy samochodów, żeby ustalić, z którego udało się pobrać dane. Powinien widzieć aktualny stan całego procesu i otrzymywać powiadomienia o wyjątkach.

Dotyczy to osobno danych z pamięci tachografu i danych z kart kierowców. Pobranie jednych nie oznacza automatycznie, że firma ma już komplet drugich.

Trzy pytania, na które system powinien odpowiedzieć

Żeby właściwie ocenić usługę, warto rozdzielić trzy etapy: pobranie danych, sprawdzenie ich poprawności i analizę zawartości. Każdy z nich odpowiada na inne pytanie.

Dopiero połączenie tych etapów daje przewoźnikowi użyteczny obraz sytuacji. Przy wyborze dostawcy trzeba ustalić, które z nich obejmuje usługa, a które wymagają dodatkowego modułu lub przekazania danych do osobnego programu.

Czy plik został rzeczywiście pobrany?

Rozpoczęcie transmisji nie jest jeszcze potwierdzeniem skutecznego odczytu.

Połączenie z pojazdem może zostać przerwane. Może wystąpić problem z autoryzacją kartą przedsiębiorstwa albo komunikacją urządzenia telemetrycznego z tachografem. W takim przypadku system powinien rozpoznać niepowodzenie i zaplanować dalsze działanie.

Użytkownik potrzebuje konkretnej informacji, na przykład:

Jeżeli przyczyna nie została ustalona, komunikat powinien mówić o tym wprost. Brak odpowiedzi urządzenia nie wystarcza, żeby jednoznacznie stwierdzić jego awarię.

Istotny jest też nadzór nad terminem. Nieudany odczyt z odpowiednim zapasem czasu wymaga innej reakcji niż seria niepowodzeń tuż przed upływem terminu.

Czy pobrany plik jest poprawny i kompletny?

Obecność pliku na serwerze nie oznacza jeszcze, że można na nim oprzeć analizę.

System powinien sprawdzić, czy dane dają się odczytać, czy dotyczą właściwego pojazdu lub karty i czy obejmują oczekiwany zakres. W ramach weryfikacji technicznej istotne jest również sprawdzenie integralności i podpisów cyfrowych odpowiednich bloków danych.

Kompletność trzeba oceniać w odniesieniu do zamówionego odczytu oraz danych już znajdujących się w archiwum. Sam fakt, że plik jest poprawny technicznie, nie dowodzi, że firma ma całą potrzebną historię.

Jeżeli wykryto problem, użytkownik powinien wiedzieć, czego brakuje i czy system spróbuje pobrać dane ponownie. Ogólny komunikat „błąd pliku” pozostawia mu całe zadanie do samodzielnego rozwiązania.

Poprawny plik może zawierać informacje o nieprawidłowościach

To rozróżnienie jest szczególnie ważne: błąd pobierania i naruszenie wykryte podczas analizy to dwa różne problemy.

Plik może zostać pobrany bez żadnych błędów technicznych. Dopiero analiza zapisanych aktywności może wskazać potencjalne przekroczenie czasu jazdy, niewystarczającą przerwę lub zbyt krótki odpoczynek.

Tachograf może również zawierać zapisy zdarzeń i usterek. Ich obecność wymaga interpretacji, a nie automatycznego przypisania winy kierowcy.

Przewoźnik powinien otrzymać informację, kogo lub którego pojazdu dotyczy zdarzenie, kiedy wystąpiło i na jakich zapisach oparto ocenę. Jeżeli do wyciągnięcia wniosku brakuje danych, system powinien wskazać tę lukę.

Analiza nie polega na „poprawianiu” oryginalnego pliku. Dane źródłowe pozostają zachowane, a wyjaśnienia i działania podejmowane przez firmę dokumentuje się osobno.

Co oznacza to dla mojej firmy?

To pytanie pojawia się zaraz po informacji o wykrytej nieprawidłowości.

Przewoźnik potrzebuje wiedzieć, czy powinien uzupełnić dane, wyjaśnić przebieg dnia z kierowcą, sprawdzić sposób organizacji transportu czy skierować pojazd do uprawnionego warsztatu.

Dobry komunikat powinien oddzielać ustalenie od oceny. Przykładowo: analiza wskazała możliwe naruszenie, ale jego ostateczna ocena wymaga sprawdzenia pełnej historii i okoliczności zdarzenia.

Jeśli system przedstawia możliwe konsekwencje finansowe, powinien wskazywać podstawę i założenia wyliczenia. Szacowane ryzyko nie jest równoznaczne z karą, która na pewno zostanie nałożona.

Wartość takiej informacji polega na tym, że firma może zająć się problemem wcześniej, zebrać wyjaśnienia i ograniczyć jego powtarzanie.

System powinien pilnować procesu, a użytkownik reagować na konkretne sprawy

Przy kilkudziesięciu pojazdach ręczne kontrolowanie każdego pobrania i otwieranie kolejnych plików staje się osobnym zadaniem organizacyjnym.

Dlatego zdalny odczyt warto oceniać przez cały przebieg obsługi: harmonogram, pobranie, weryfikację, archiwizację, analizę i przekazanie informacji właściwej osobie. Poszczególne elementy mogą działać w jednym systemie lub przez integrację kilku rozwiązań. Ważne, żeby pomiędzy nimi nie ginęły dane ani odpowiedzialność za dalsze działanie.

Użytkownik powinien móc szybko ustalić:

• które odczyty zakończyły się poprawnie;
• gdzie brakuje danych;
• które problemy system próbuje rozwiązać automatycznie;
• czym trzeba zająć się osobiście.