Polityka prywatności

Niniejsza Polityka prywatności opisuje, w jaki sposób Aurea Enterprises sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Plac Bankowy 2, 00-095 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000510950, NIP: 9591956107, REGON: 260773108, dalej jako „my” albo „Multiflota”, przetwarza dane osobowe w związku z korzystaniem ze strony multiflota.pl, z systemu Multiflota w przeglądarce, z aplikacji mobilnej Multiflota oraz z połączenia Multifloty z asystentami ChatGPT i Claude.

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można skontaktować się z nami pod adresem e-mail privacy@multiflota.pl albo pisemnie na adres siedziby. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych.

1. Czym jest Multiflota

Multiflota jest systemem do zarządzania firmą i jej flotą pojazdów, udostępnianym firmom w modelu SaaS. Firma korzystająca z Multifloty, dalej jako „firma”, wprowadza do systemu swoje pojazdy oraz urządzenia telematyczne zamontowane w pojazdach. Urządzenia przesyłają do Multifloty odczyty, m.in. położenie, prędkość, stan stacyjki, wskazania licznika, poziom paliwa i temperatury. Na tej podstawie Multiflota pokazuje mapę floty, stan pojazdów, zdarzenia i raporty paliwa. Obok tego obsługuje faktury kosztowe, pliki i skany dokumentów, kalendarze, powiadomienia, asystenta AI oraz aplikację mobilną.

Konto firmy zakładamy na podstawie umowy z firmą. Konta użytkowników tworzy firma, zapraszając swoich pracowników i współpracowników. Aplikacja mobilna nie zakłada kont: łączy się z kontem utworzonym w przeglądarce.

2. Kto decyduje o danych

W Multiflocie występujemy w dwóch rolach.

2.1. Jesteśmy administratorem

Jesteśmy administratorem danych przetwarzanych na potrzeby:

• prowadzenia strony multiflota.pl i obsługi formularzy kontaktowych,
• zakładania i obsługi kont użytkowników, w tym logowania i bezpieczeństwa kont,
• zawierania i wykonywania umów z firmami oraz rozliczeń,
• czatu wsparcia i obsługi zgłoszeń,
• zapewnienia bezpieczeństwa systemu, w tym prowadzenia dzienników zdarzeń,
• diagnozowania błędów, w tym raportów awarii aplikacji mobilnej,
• marketingu własnych usług,
• ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

W tym zakresie decydujemy o celach i sposobach przetwarzania danych.

2.2. Przetwarzamy dane na zlecenie firmy

Administratorem danych, które firma wprowadza do Multifloty albo które przesyłają urządzenia zamontowane w jej pojazdach, jest firma. Dotyczy to w szczególności danych o pojazdach i urządzeniach, odczytów z urządzeń, w tym położenia i tras pojazdów, danych wyliczonych z odczytów, faktur, dokumentów, plików i skanów, kalendarzy, treści powiadomień oraz rozmów z asystentem AI.

Te dane przetwarzamy jako podmiot przetwarzający, wyłącznie w celu świadczenia usługi, zgodnie z umową, regulaminem, umową powierzenia przetwarzania danych i poleceniami firmy.

2.3. Jeżeli jesteś kierowcą albo pracownikiem firmy

Położenie i trasy pojazdu, którym jeździsz, a także inne odczyty dotyczące tego pojazdu, np. prędkość, przejechane kilometry, czas jazdy czy styl jazdy, są Twoimi danymi osobowymi, także wtedy, gdy system pokazuje sam pojazd. Tak samo traktujemy identyfikator Twojego nośnika kierowcy, jeżeli urządzenie w pojeździe go odczytuje.

O tym, w jakim celu i na jakiej podstawie firma przetwarza te dane, kto w firmie ma do nich wgląd i jak długo je przechowuje, decyduje Twój pracodawca albo zleceniodawca. Z pytaniami i żądaniami zwróć się najpierw do niego. Pomagamy firmie odpowiedzieć na takie żądania, w tym ustalić na podstawie dziennika wglądów, kto i kiedy przeglądał dane pojazdu (punkt 4.7). Jeżeli napiszesz do nas, przekażemy żądanie firmie albo wskażemy, do kogo się zwrócić.

3. Dane, które przetwarzamy jako administrator

3.1. Konto użytkownika

• imię, drugie imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu wraz z informacją o jego potwierdzeniu,
• hasło, przechowywane wyłącznie w postaci skrótu kryptograficznego,
• język, strefa czasowa i kraj,
• firmy, do których należysz, i uprawnienia nadane Ci w tych firmach,
• ustawienia konta, w tym ustawienia powiadomień i zgoda na powiadomienia przez WhatsApp,
• dane uwierzytelniania dwuskładnikowego, jeżeli je włączysz: zaszyfrowany sekret aplikacji uwierzytelniającej i skróty kodów zapasowych,
• informacja o akceptacji regulaminu i polityki prywatności: rodzaj dokumentu, wersja i data,
• data aktywacji konta i ostatniego logowania.

Zmiany danych konta zapisujemy jako kolejne wersje, dlatego poprzednie wartości, np. dawny adres e-mail albo numer telefonu, pozostają w historii konta.

3.2. Dane firmy i rozliczenia

• nazwa firmy, NIP, adres siedziby, kontaktowy adres e-mail i rodzaj działalności,
• dane osoby kontaktowej,
• dane potrzebne do wystawienia faktury i historia płatności,
• informacje o wybranym pakiecie lub zakresie usługi.

Przy rejestracji firmy przez formularz na stronie możemy pobrać dane firmy po numerze NIP z publicznych rejestrów: REGON, KRS albo CEIDG.

3.3. Kontakt i wsparcie

• dane z formularzy kontaktowych: imię i nazwisko, adres e-mail, telefon, nazwa firmy, branża, wielkość firmy, wybrany pakiet, preferowany termin kontaktu, treść wiadomości oraz informacja, z jakiej strony wysłano formularz,
• treść rozmów na czacie wsparcia; po zalogowaniu przekazujemy do czatu Twoje imię, nazwisko i adres e-mail, aby nie trzeba było się przedstawiać,
• zgłoszenia przekazane nam przez asystenta ChatGPT albo Claude (punkt 6),
• korespondencja e-mail.

Prosimy, aby w zgłoszeniach nie przekazywać danych o położeniu pojazdów, danych kierowców ani dokumentów, chyba że jest to konieczne do rozwiązania zgłoszenia.

3.4. Dane techniczne i bezpieczeństwo

• adres IP oraz rodzaj i wersja przeglądarki albo aplikacji,
• sesje logowania: data rozpoczęcia, adres IP, przeglądarka, nazwa urządzenia i rodzaj klienta (przeglądarka, aplikacja mobilna, połączenie z asystentem); same tokeny sesji przechowujemy wyłącznie w postaci skrótu,
• próby logowania: wpisany login, adres IP, przeglądarka, wynik i przyczyna niepowodzenia,
• jednorazowe kody wysyłane e-mailem albo SMS-em, przechowywane w postaci skrótu, wraz z adresem, na który je wysłano, i celem kodu,
• dzienniki zdarzeń i działań administracyjnych,
• dzienniki techniczne serwera; adresy e-mail i tokeny zawarte w adresach stron usuwamy z dzienników przed zapisem.

4. Dane, które firma przetwarza w Multiflocie

W tym punkcie opisujemy dane, których administratorem jest firma (punkt 2.2).

4.1. Pojazdy i urządzenia

• pojazdy: nazwa, numer rejestracyjny, numer VIN, marka, model, rok produkcji, rodzaj pojazdu i nadwozia, napęd, pojemność silnika lub baterii, terminy serwisowe,
• urządzenia w pojazdach: numer urządzenia, identyfikator płyty, numer IMEI, numer seryjny karty SIM (ICCID), wersja oprogramowania, czas i adres IP ostatniego połączenia,
• dziennik połączeń urządzeń: adresy, numer IMEI i kody błędów.

4.2. Odczyty z urządzeń

Każdy odczyt przesłany przez urządzenie zapisujemy w całości. Odczyt może obejmować w szczególności:

• czas odczytu,
• położenie, wysokość, kierunek jazdy, liczbę satelitów i kraj, w którym znajduje się pojazd,
• prędkość, stan stacyjki, wskazania licznika i obroty silnika,
• poziom paliwa z sond i czujników,
• temperatury z termometrów,
• napięcie zasilania,
• identyfikatory nośników kierowcy i naczepy, jeżeli urządzenie je odczytuje,
• stany pracy przekazywane przez tachograf,
• alarmy z deski rozdzielczej,
• zestawienia stylu jazdy: rozkład obrotów, prędkości, przyspieszeń i hamowań,
• pozostałe dane przesłane przez urządzenie.

Odczyty, których nie da się przypisać do pojazdu, przechowujemy w ten sam sposób. Przesyłki z urządzeń, których nie da się odczytać, przechowujemy przez 90 dni w celu diagnozy.

4.3. Paliwo i faktury kosztowe

• zdarzenia paliwowe wyliczone z odczytów: tankowania i ubytki paliwa, z ilością, czasem i miejscem zdarzenia,
• raporty paliwa,
• faktury kosztowe: sprzedawca i jego NIP, numer i data faktury, kwoty i waluta, skan faktury, osoba zatwierdzająca oraz pojazdy, których dotyczą pozycje faktury.

4.4. Pliki, skany i kalendarze

• pliki i skany dokumentów wraz z nazwą, rodzajem, datą i tytułem,
• tekst rozpoznany w skanach i obrazach (OCR),
• wydarzenia kalendarza: tytuł, opis, miejsce, czas, organizator i uczestnicy,
• jeżeli użytkownik połączy kalendarz Google albo Apple: adres e-mail tego konta, zaszyfrowane dane dostępu (token Google albo hasło aplikacji Apple) oraz kopie wydarzeń z wybranych kalendarzy.

4.5. Powiadomienia

Firma decyduje, kto i o jakich zdarzeniach dostaje powiadomienia oraz jakim kanałem: e-mailem, SMS-em, przez WhatsApp albo do skrzynki w aplikacji. Powiadomienie może zawierać numer rejestracyjny pojazdu, ilość paliwa, czas i miejsce zdarzenia oraz, jeżeli tak ustawi odbiorca, odnośnik do miejsca na Mapach Google.

• treść wiadomości przechowujemy do chwili jej wysłania,
• historia doręczeń zawiera odbiorcę, kanał, stan i czas doręczenia, bez treści wiadomości i bez numeru telefonu,
• wiadomości w skrzynce aplikacji przechowujemy razem z treścią,
• wiadomość przez WhatsApp wysyłamy wyłącznie na numer, dla którego jego właściciel sam wyraził zgodę w Multiflocie; przechowujemy informację o udzieleniu i wycofaniu zgody oraz skrót numeru, a zmiana numeru telefonu unieważnia zgodę.

4.6. Asystent AI

Jeżeli firma korzysta z asystenta AI, przechowujemy rozmowy: pytania, odpowiedzi, wskazane źródła i kroki pracy asystenta. Asystent korzysta z fragmentów dokumentów (tekstu rozpoznanego w plikach) i z wydarzeń kalendarza, zawsze w zakresie dostępnym dla osoby, która zadaje pytanie. Asystent nie ma dostępu do danych o pojazdach, odczytów z urządzeń ani danych o paliwie.

Do przygotowania odpowiedzi przekazujemy dostawcy modelu językowego (punkt 8) pytanie, wcześniejsze wiadomości z rozmowy i wybrane fragmenty dokumentów. W tym samym celu przygotowujemy w tle opisy i streszczenia dokumentów oraz indeks wyszukiwania. Nie wykorzystujemy danych firmy do trenowania modeli AI.

4.7. Kto w firmie widzi dane

Zapisujemy wszystko, pokazujemy według uprawnień. To, co widzi dana osoba, zależy od uprawnień nadanych jej w firmie: dostępu do poszczególnych funkcji, np. pojazdów, paliwa czy plików, i do konkretnych pojazdów. Sama przynależność do firmy nie daje dostępu do wszystkich pojazdów.

Multiflota zapisuje w dzienniku wglądów, kto, kiedy, w jakim miejscu systemu (w tym przez asystenta ChatGPT albo Claude), dla których pojazdów i za jaki okres przeglądał odczyty. Zapisujemy także wygenerowanie i przeglądanie raportów paliwa.

5. Aplikacja mobilna Multiflota

Aplikacja mobilna Multiflota na iPhone'a pokazuje mapę floty i stan pojazdów oraz pozwala skanować dokumenty do plików firmy.

• Połączenie z kontem. Telefon łączysz z kontem, skanując kod QR wyświetlony po zalogowaniu w przeglądarce. Telefon wysyła wtedy kod parowania, nazwę urządzenia (zwykle model telefonu) i identyfikator instalacji aplikacji. Zapisujemy także adres IP i informacje o aplikacji. Telefon dostaje własną sesję i nie przechowuje Twojego hasła.
• Odblokowanie. Aplikację odblokowujesz Face ID albo kodem telefonu. Obsługuje to system telefonu: aplikacja otrzymuje tylko wynik sprawdzenia, a dane biometryczne nie opuszczają telefonu i nie trafiają do nas.
• Dane w telefonie. Aplikacja przechowuje w zaszyfrowanej bazie na telefonie informacje o skanach, kolejkę wysyłki i wybraną firmę, a zeskanowane dokumenty w postaci zaszyfrowanej do chwili ich wysłania. Identyfikator instalacji jest zapisany w pęku kluczy telefonu.
• Skaner dokumentów. Skaner korzysta z systemowej kamery dokumentów iPhone'a. Strony są składane w plik PDF na telefonie i wysyłane do plików firmy w Multiflocie. Gdy telefon nie ma zasięgu, wysyłka czeka w kolejce.
• Mapa. Mapę pobieramy z serwerów MapTiler. MapTiler otrzymuje adres IP telefonu, informacje o aplikacji i zapytania o fragmenty mapy oglądanego obszaru. Znaczniki pojazdów rysuje aplikacja, więc MapTiler nie otrzymuje pozycji pojazdów.
• Położenie telefonu. Aplikacja nie korzysta z położenia telefonu i nie prosi o dostęp do niego. Mapa pokazuje wyłącznie pojazdy floty.
• Nawigacja do pojazdu. Po wybraniu prowadzenia do pojazdu aplikacja otwiera Mapy Google ze współrzędnymi pojazdu. Od tej chwili zastosowanie mają zasady Google.
• Raporty awarii. Gdy aplikacja napotka błąd, wysyła raport do usługi Sentry, która przechowuje dane na serwerach w Niemczech. Raport zawiera opis błędu, model telefonu, wersję systemu i wersję aplikacji, bez danych Twojego konta. Z opisów błędów usuwamy przed wysłaniem adresy e-mail, tokeny, identyfikatory i ścieżki plików. Sentry zlicza także uruchomienia aplikacji, aby mierzyć jej stabilność. Nie nagrywamy ekranu i nie mierzymy wydajności.
• Bez śledzenia. Aplikacja nie wyświetla reklam, nie śledzi Cię w innych aplikacjach ani na stronach internetowych i nie wysyła powiadomień push.

6. Połączenie z ChatGPT i Claude

Firma może pozwolić swoim użytkownikom połączyć Multiflotę z asystentem ChatGPT (OpenAI) albo Claude (Anthropic). Potrzebne są do tego dwie decyzje. Firma włącza połączenie z daną usługą i potwierdza przy tym, że wie, do kogo trafią dane o położeniu jej pojazdów. Administrator firmy nadaje konkretnej osobie uprawnienie do łączenia asystentów. Wyłączenie połączenia przez firmę natychmiast kończy wszystkie połączenia tej usługi w firmie.

Po połączeniu asystent może, na prośbę użytkownika i w zakresie jego uprawnień w Multiflocie, pobrać:

• nazwę firmy, przy sprawdzaniu połączenia,
• ostatni znany stan pojazdów: nazwę i numer rejestracyjny pojazdu, ostatnie położenie i kraj, paliwo w zbiornikach, temperatury, stan licznika i napięcie zasilania, każdą wartość z czasem odczytu.

Te dane trafiają do OpenAI albo Anthropic i są przetwarzane na zasadach tej usługi, w ramach konta użytkownika w tej usłudze. Tym połączeniem nie przekazujemy tras ani historii położenia, zdarzeń paliwowych, tożsamości kierowcy, stylu jazdy, danych finansowych ani dokumentów. Pobranie stanu pojazdów odnotowujemy w dzienniku wglądów. Treści rozmów z asystentem nie zapisujemy.

Połączenie można zakończyć w każdej chwili w ustawieniach asystenta albo prosząc asystenta o wylogowanie z Multifloty.

Jeżeli poprosisz asystenta o przekazanie nam uwagi, asystent przygotuje wiadomość z Twoich słów i wyśle ją dopiero po Twoim potwierdzeniu. Wiadomość trafia do naszego systemu zgłoszeń razem z nazwą firmy, Twoim imieniem, nazwiskiem i adresem e-mail.

7. Cele i podstawy prawne przetwarzania

W zakresie, w jakim jesteśmy administratorem danych, przetwarzamy je w następujących celach.

7.1. Utworzenie i obsługa konta

Utworzenie konta, uwierzytelnienie użytkownika, zarządzanie sesjami, dostępem i uprawnieniami oraz umożliwienie korzystania z Multifloty w przeglądarce i w aplikacji mobilnej.

Podstawa prawna: wykonanie umowy lub działania przed zawarciem umowy, art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

7.2. Świadczenie usługi Multiflota

Utrzymanie działania systemu, obsługa funkcji wybranych przez firmę, wysyłka wiadomości systemowych i powiadomień, zapisywanie ustawień użytkownika.

Podstawa prawna: wykonanie umowy, art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dane, których administratorem jest firma, przetwarzamy na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych.

7.3. Kontakt, czat wsparcia i zgłoszenia

Odpowiedzi na zapytania, obsługa formularzy i czatu, prowadzenie korespondencji, rozwiązywanie problemów technicznych i obsługa reklamacji.

Podstawa prawna: wykonanie umowy albo nasz uzasadniony interes polegający na obsłudze kontaktu i wsparcia, art. 6 ust. 1 lit. b albo f RODO.

7.4. Rozliczenia i obowiązki księgowe

Wystawianie faktur, obsługa płatności, prowadzenie księgowości i realizacja obowiązków podatkowych.

Podstawa prawna: obowiązek prawny ciążący na nas, art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

7.5. Bezpieczeństwo systemu

Ochrona kont przed nieuprawnionym dostępem, wykrywanie nadużyć i robotów, prowadzenie dzienników zdarzeń, obsługa incydentów i rozliczalność działań użytkowników.

Podstawa prawna: nasz uzasadniony interes polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa usługi, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

7.6. Diagnostyka i rozwój usługi

Analiza błędów, w tym raportów awarii aplikacji mobilnej, poprawa stabilności, wydajności, użyteczności i bezpieczeństwa.

Podstawa prawna: nasz uzasadniony interes polegający na utrzymaniu i ulepszaniu produktu, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

7.7. Marketing własny

Informowanie o naszych usługach, o ile pozwalają na to przepisy.

Podstawa prawna: nasz uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a gdy przepisy wymagają zgody - zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zgodę można wycofać w każdej chwili.

7.8. Cookies analityczne

Pomiar działania strony, wyłącznie po Twojej zgodzie. Szczegóły opisuje Polityka cookies.

Podstawa prawna: zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

7.9. Dochodzenie i obrona roszczeń

Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami.

Podstawa prawna: nasz uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

8. Odbiorcy danych

Dane przekazujemy dostawcom, którzy przetwarzają je na nasze zlecenie, w zakresie potrzebnym do działania danej funkcji:

Po rozwinięciu listy krajów w polu numeru telefonu przeglądarka pobiera obrazki flag z serwisu flagcdn.com, który otrzymuje wtedy adres IP i informacje o przeglądarce.

Z dostawcami przetwarzającymi dane na nasze zlecenie zawieramy umowy powierzenia przetwarzania danych.

Niezależnie od tego dane trafiają do usług, które wybiera sam użytkownik, i są tam przetwarzane na zasadach tych usług: do Google albo Apple po połączeniu kalendarza, do OpenAI albo Anthropic po połączeniu asystenta ChatGPT albo Claude (punkt 6) oraz do Google po otwarciu nawigacji w Mapach Google.

Dane mogą trafić także do biura rachunkowego, kancelarii prawnych obsługujących nas oraz do organów publicznych, sądów i innych uprawnionych podmiotów, jeżeli wymagają tego przepisy prawa.

9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Większość danych przetwarzamy w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Poza EOG dane trafiają w związku z korzystaniem z asystenta AI (OpenAI), czatu wsparcia (Zendesk), ochrony przed robotami (hCaptcha), powiadomień przez WhatsApp (Meta) oraz map (MapTiler, Szwajcaria). Część dostawców działających w EOG należy do grup ze spółkami dominującymi w USA (Twilio, Sentry).

Przekazanie danych poza EOG odbywa się wyłącznie z zastosowaniem mechanizmów przewidzianych w RODO: decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (w tym dla Szwajcarii i dla spółek z USA uczestniczących w programie EU-U.S. Data Privacy Framework) albo standardowych klauzul umownych.

10. Okres przechowywania danych

Dane przechowujemy nie dłużej, niż jest to konieczne do celów, dla których je zebraliśmy:

• dane konta użytkownika: przez czas korzystania z usługi, a następnie przez okres potrzebny do rozliczeń, obsługi roszczeń lub spełnienia obowiązków prawnych,
• dane rozliczeniowe i księgowe: przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi,
• dane kontaktowe i zgłoszenia: przez czas obsługi sprawy, a następnie przez okres potrzebny do wykazania jej przebiegu lub obrony przed roszczeniami,
• dzienniki logowań, sesji i zdarzeń bezpieczeństwa oraz dziennik wglądów: przez czas trwania umowy z firmą,
• dziennik połączeń urządzeń: 90 dni,
• przesyłki z urządzeń, których nie da się odczytać: 90 dni,
• raporty awarii aplikacji mobilnej: do 90 dni,
• dane marketingowe: do czasu wniesienia sprzeciwu, wycofania zgody albo utraty przydatności danych.

Dane, których administratorem jest firma, przechowujemy zgodnie z umową i poleceniami firmy:

• odczyty z urządzeń, zdarzenia i raporty paliwa oraz faktury: przez czas trwania umowy z firmą; system nie usuwa ich samoczynnie, a firma może zlecić usunięcie danych wybranego urządzenia,
• pliki usunięte przez użytkownika trafiają najpierw do kosza na 30 dni,
• rozmowy z asystentem AI: do 365 dni od ostatniej aktywności w rozmowie; rozmowy osoby, która odchodzi z firmy, usuwamy wcześniej,
• historia synchronizacji kalendarza Apple: 90 dni, wydarzenia usunięte w kalendarzu Apple: 30 dni.

Po zakończeniu umowy dane firmy usuwamy albo zwracamy zgodnie z umową powierzenia przetwarzania danych.

11. Twoje prawa

W zakresie, w jakim jesteśmy administratorem Twoich danych, przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do danych,
• otrzymania kopii danych,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym uzasadnionym interesie,
• cofnięcia zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

Aby skorzystać z praw, napisz do nas na adres privacy@multiflota.pl. Konto w Multiflocie może zablokować administrator firmy; usunięcia danych konta możesz zażądać pod tym samym adresem.

Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania. W przypadkach skomplikowanych termin ten może zostać przedłużony zgodnie z RODO.

Jeżeli żądanie dotyczy danych, których administratorem jest firma, np. położenia pojazdu, którym jeździsz, przekażemy je tej firmie albo wskażemy, że należy zwrócić się do niej bezpośrednio (punkt 2.3).

12. Prawo wniesienia skargi

Masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych. W Polsce jest nim Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Zachęcamy, aby przed wniesieniem skargi skontaktować się z nami. Wiele spraw można wyjaśnić szybciej bez formalnego postępowania.

13. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie podejmujemy wobec nikogo decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na tę osobę.

Multiflota automatycznie wylicza z odczytów m.in. zdarzenia paliwowe, takie jak tankowania i ubytki paliwa, i może o nich powiadamiać. Są to informacje dla firmy, a nie decyzje: ocenę zdarzeń i ewentualne decyzje wobec kierowców i pracowników podejmują ludzie w firmie. Odpowiedzi asystenta AI mają charakter pomocniczy.

14. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne chroniące dane przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zmianą, ujawnieniem lub zniszczeniem, w szczególności:

• szyfrowanie połączeń,
• szyfrowanie plików i skanów przed zapisem, z osobnym kluczem dla każdej wersji pliku,
• szyfrowanie przechowywanych danych dostępowych, np. do kalendarzy, urządzeń i uwierzytelniania dwuskładnikowego, wraz z rejestrowaniem każdego ich odszyfrowania,
• przechowywanie haseł i kodów jednorazowych wyłącznie w postaci skrótów,
• oddzielenie danych firm: każde zapytanie o dane firmy jest ograniczone do tej firmy, co sprawdzają testy automatyczne,
• uprawnienia do funkcji i do konkretnych pojazdów, dziennik wglądów w dane pojazdów i dzienniki działań,
• dodatkową weryfikację przy logowaniu po nieudanych próbach oraz możliwość włączenia uwierzytelniania dwuskładnikowego,
• dostęp serwisowy do urządzeń w pojazdach wyłącznie przez szyfrowany tunel, na podstawie imiennych i odwoływalnych uprawnień,
• usuwanie adresów e-mail i tokenów z dzienników serwera.

Żaden system informatyczny nie gwarantuje absolutnego bezpieczeństwa, ale projektujemy Multiflotę tak, aby ograniczać ryzyka związane z przetwarzaniem danych.

15. Dostęp naszego personelu do danych firm

Osoby z naszego zespołu pełniące funkcję administratora platformy mają dostęp do danych wszystkich firm, aby utrzymywać, sprawdzać i serwisować Multiflotę. Dotyczy to w szczególności danych o pojazdach, odczytów z urządzeń, danych o paliwie i kont użytkowników. Wgląd administratora platformy w dane pojazdów i paliwa firmy zapisujemy w dzienniku: kto, kiedy i czyje dane przeglądał.

Personel z takim dostępem jest zobowiązany do zachowania poufności.

16. Dane dzieci

Multiflota jest usługą dla firm i nie jest kierowana do dzieci. Konta zakładamy wyłącznie osobom wskazanym przez firmę.

17. Zmiany Polityki prywatności

Możemy zmieniać Politykę prywatności, w szczególności w przypadku zmian w systemie, zmian technologicznych, zmian dostawców, zmian prawnych albo zmian zakresu usług.

Aktualna wersja Polityki prywatności jest publikowana na stronie multiflota.pl. O istotnych zmianach możemy poinformować użytkowników także w aplikacji lub drogą e-mailową.

18. Kontakt

W sprawach dotyczących prywatności i ochrony danych osobowych prosimy o kontakt:

Aurea Enterprises sp. z o.o., ul. Plac Bankowy 2, 00-095 Warszawa. E-mail: privacy@multiflota.pl.